Ожидания Вашего персонала меняются: мы поможем Вам адаптироваться!
Мы используем собственные технологические разработки чтобы отвечать запросам наших клиентов в части современного сервиса по расчету зарплаты. На нашем онлайн портале по зарплате и кадрам имеются устойчиво работающие функции самообслуживания, они значительно улучшают пользовательский опыт за счет непосредственного взаимодействия работников со специалистами-кадровиками.
Выбрав подход «создавать, а не покупать», компания «Эккейс» получила уникальные преимущества, т. к. более не зависит от сторонних поставщиков в вопросах развития функций портала или доработок под клиента. Излишне упоминать, что услуги по расчету зарплаты и кадровому администрированию очень тесно связаны с исполнением требований законодательства. Имея хорошо подобранную команду экспертов по зарплате, бухгалтерии, налогам и праву, мы отдаем предпочтение гибкости услуг и вносим все необходимые изменения самостоятельно.
Будьте постоянно в контакте со своими сотрудниками через онлайн портал
Что отнимает больше всего времени и ресурсов у вашей кадровой службы? Оформление бумажных документов? Обучение сотрудников работе с модулем рабочего времени и отсутствиями? Или, может быть, работа с кандидатами, их найм и адаптация? Задумайтесь, как эти и другие задачи сказываются на доступности ресурсов кадровой службы и, возможно, на росте Вашей компании.
Услуги компании Эккейс по аутсорсингу расчета зарплаты и кадрового администрирования устроены так, что, выполняя функции ваших внутренних подразделений, они сохраняют привычный уровень удобства для работников и руководства, характерный для внутренних служб. Кроме того, онлайн портал даёт работникам удобные функции самообслуживания, позволяя выполнять многие задачи без отвлечения кадровых специалистов. Это дает рост эффективности работы.
Портал самообслуживания для работников и кадровой службы: больше свободы, прозрачности и контроля
Работники входят на портал, чтобы просмотреть расчетные листки, отправить запрос бухгалтеру по расчету зарплаты, согласовать отсутствие, служебную командировку, подать авансовый отчет. Доступ к различным функциям зависит от выбора подключенных модулей компанией-работодателем из ряда доступных опций.
Использование портала самообслуживания кадровой службой далеко не исчерпывается обычным документооборотом и связанными с ним автоматическими процессами. На портале есть возможность управлять процессами найма, адаптации и увольнения работников, документировать отработанное время и отсутствия, администрировать льготы, проводить оценку персонала, администрировать внутренние тренинги, проводить опросы работников и многое другое.
Интуитивно понятный интерфейс портала позволяет легко ориентироваться в системе и работникам и руководителям. Настройки портала уникальны и персонализированы для каждого работника: права доступа определяются комбинацией «имя пользователя-пароль».
Отмена всех ограничений
Портал размещен «в облаке», поэтому пользователи не испытывают проблем с его доступностью. Важные задачи можно выполнить из любой географической точки или с мобильного устройства – и работникам, и кадровой службе обеспечен удобный 24/7 доступ к необходимой информации через удобный интерфейс.
Интерфейсы для задач по расчету заработной платы: модули и их функции
Все зарплатные и кадровые данные, необходимые для расчета зарплаты, загружаются на портал автоматически посредством заранее настроенного интерфейса. Данные структурируются по таким признакам, как год, месяц – или по другим необходимым критериям. Все потоки операций и отдельные действия в определенных папках протоколируются. Имеются настроенные автоматические процессы для одобрения документов и данных ответственными лицами. Чтобы исключить нарушения сроков, при исполнении этих процессов по электронной почте рассылаются автоматические уведомления о необходимых действиях.
Расчетные листки защищены паролем и доступны в персональных архивах на портале, вход на который требует авторизации. О появлении нового расчетного листка на портале работника уведомляет сообщение электронной почты. Если по деталям расчета возникает вопрос, работник может задать его непосредственно бухгалтеру по расчету зарплаты, либо уполномоченному контактному лицу: система обработки тикетов – часть зарплатного процесса.
Основные функции, доступные в интерфейсе портала:
- Обмен зарплатными данными
- Рассылка и архив расчетных листков
- Вопросы по расчету зарплаты через систему тикетов
- Электронный архив
Интерфейсы для задач кадрового администрирования: модули и их функции
Задачи, связанные с кадровым делопроизводством и администрированием персонала, подчас превращаются в занятие, требующее привлечения немалых ресурсов: многие из них до сих пор требуют непосредственного общения с работниками и индивидуальной поддержки. Более того, обширные требования по соответствию корпоративным и законодательным нормам порождают огромный бумажный документооборот, а иногда и «беготню по офису с распечатками из Excel». Всё это приводит постоянной потере эффективности.
Чтобы справиться со сложными и специфичными внутренними задачами, стоящими перед кадровыми службами, компании ищут гибкие решения на замену традиционным жёстко сконфигурированным HRMS системам, размещённым в инфраструктуре компаний и не предназначенных для точной адаптации под специфические запросы. В сторону облачных портальных решений компании подталкивает и растущая потребность работников – если не явное предпочтение – взаимодействовать виртуально и решать задачи в своем темпе, через удобный для пользователя интерфейс самообслуживания.
Наш портал предоставляет неограниченные возможности интеграции модулей для поддержки следующих задач:
- Ведение личных дел и кадровой документации
- Подготовка юридических документов, связанных с трудоустройством
- Администрирование льгот
- Одобрение заявок на командировки и авансовых отчетов
- Учет отработанного времени: управление отсутствиями и планирование сменных графиков
Кадровые процессы и личные дела
Быстрота и легкость навигации по порталу начинается с кастомизации интерфейса под запросы пользователя: при помощи заданных ролей и предварительно настроенных автоматических процессов можно легко попасть в нужные папки, также гибко настраиваемые. Загрузка и выгрузка данных возможна в различных форматах файлов, размер файлов не ограничен. Все действия, как при исполнении автоматических процессов, так и над файлами, легко отслеживаются за счет протоколирования. Сроки исполнения и неисполненные задачи всегда под контролем благодаря встроенным уведомлениям электронной почты.
На портале легко обслуживаются даже более сложные кадровые процессы и задачи кадрового документооборота, такие, как найм и адаптация работников, подготовка юридических и кадровых документов в течении всего жизненного цикла работника в компании.
Управление льготами
Модуль управления льготами полностью настраивается под нужды и внутренние процессы каждого клиента в отношении типов льгот, условий их применения, доступности для определенных работников, отслеживания лимитов и т.п. Есть запрограммированная по умолчанию простая («текстовая») структура льгот, готовая к использованию вашими коллегами. Можно создать автоматический процесс работы с льготами в соответствии с Вашими требованиями. В любом случае, у кадровой службы будет интегрированный источник свежей информации и отчеты по всем остаткам, запрошенным и использованным льготам.
Командировки и командировочные расходы
Если бы Вам предложили выбрать какую-то одну функцию самообслуживания только для одной задачи, то Вы вероятно остановились бы на администрировании командировок и связанных с ними расходов. Можно было бы сэкономить массу времени и энергии работников, если бы указанные задачи можно было бы решать в рамках единого и «сквозного» процесса – причем, с гарантией соблюдения законодательных и корпоративных требований.
При помощи нашего портала работник может запросить командировку, получить одобрение и отчитаться по расходам, включая полученный аванс – всё это в режиме онлайн, в рамках полностью настраиваемого автоматического процесса. Вся важная информация собирается посредством форм, отображаемых на портале. Никаких задержек – все уведомления немедленно попадают в электронную почту работника. Более того, все данные, необходимые Вашей бухгалтерии, легко экспортируются в нужном формате, или даже передаются в учетную систему посредством программного интерфейса.
